Als Kuratorin und Redakteurin des Kunstverein Badvilbel habe ich oft nur sehr wenig Zeit, um lokale Presse und Kulturblogs für kleine Ausstellungen zu gewinnen. Deshalb habe ich mir ein kompaktes 48‑Stunden‑Pressekit entwickelt, das schnell produziert werden kann und trotzdem professionell wirkt. In diesem Beitrag teile ich mein bewährtes Vorgehen: Was gehört hinein, wie formuliere ich die E‑Mails, welche Dateiformate funktionieren, und wie organisiere ich den Versand, damit Redaktionen und Blogger:innen in kurzer Zeit alles bekommen, was sie brauchen.

Warum ein 48‑Stunden‑Pressekit?

Kurze Antwort: Weil lokale Medien und Kulturblogs schnell reagieren müssen und oft keine Zeit für umfangreiche Recherche haben. Ein gut strukturiertes Paket erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass deine Ausstellung innerhalb von 48 Stunden aufgegriffen wird. Es reduziert Rückfragen, erleichtert das Publizieren und zeigt Professionalität – selbst bei begrenzten Ressourcen.

Was gehört unbedingt ins Kit?

Ich arbeite mit einer klaren Checkliste, die ich vor jedem Versand durchgehe. Diese Elemente sollten im Ordner oder ZIP enthalten sein:

  • Pressemitteilung (Kurz & Lang): Ein einseitiges „Kurz“-PDF (max. 300 Wörter) plus eine ausführlichere Version (400–800 Wörter) als DOCX/PDF.
  • Fact Sheet: Datum, Ort, Öffnungszeiten, Eintrittspreise, Kurator:innen, beteiligte Künstler:innen, Kontaktinformationen, Link zur Veranstaltungsseite.
  • Biografien der Künstler:innen: Kurztexte (max. 100 Wörter pro Person).
  • Hochauflösende Bilder: 6–10 Fotos (Ausstellungsansichten, Werkdetails, Porträts). Jeweils als JPG mit 300 dpi und als Webversion (RGB) 72 dpi.
  • Bildunterschriften und Credits: Klare Zuordnung zu jedem Bild (Titel, Jahr, Material, Größe, Copyright).
  • Logo des Kunstvereins: PNG (transparent) und SVG/EPS für Druck.
  • Social‑Media‑Assets: Kurze Teasertexte, Hashtags, Instagram‑optimierte Bilder (1080×1080) oder Stories‑Formate (1080×1920).
  • Event‑Link & Tickets: Direkter Link zur Anmeldeseite oder Ticketing‑Plattform.
  • Kontaktperson für Rückfragen: Name, Telefon, E‑Mail, bevorzugte Erreichbarkeitszeiten.

Technische Vorgaben und Dateibenennung

Einheitliche Dateinamen sparen Zeit bei der Arbeit der Redaktionen. Ich nutze dieses Schema: KVBV_2026_Titel_Kuratorin_Bild1.jpg. Wichtige Punkte:

  • Maximale ZIP‑Größe: 20–30 MB für E‑Mailanhang; ansonsten Cloud‑Link (Dropbox/Google Drive/WeTransfer) angeben.
  • Bilder: JPG 300 dpi für Druck (max. 5–8 MB), JPG/PNG 72 dpi für Web (max. 500–800 KB).
  • PDFs: PDF/A wenn möglich, ansonsten normaler PDF‑Export.
  • Farbraum: Bilder für Druck in CMYK, für Web in RGB.

Ordnerstruktur im ZIP/Cloud‑Ordner

Ich lege alles logisch ab, damit auch ein:e Redakteur:in in Eile schnell findet, was er/sie braucht:

  • /01_Press_Release
  • /02_Factsheets
  • /03_Bios
  • /04_Images_Print
  • /05_Images_Web
  • /06_Logos
  • /07_Social_Assets

Standard‑E‑Mail‑Betreff & Pitch

Der erste Eindruck zählt. Ich variiere Betreffzeilen, je nachdem ob ich eine persönliche Beziehung zur Redaktion habe oder nicht. Beispiele, die funktionieren:

  • „Ausstellungseröffnung: [Künstler:in] — [Datum] @ Kunstverein Bad Vilbel (Pressemappe angehängt)“
  • „Kurzfristiger Tipp für Ihr Veranstaltungsformat: [Titel der Ausstellung]“

Im E‑Mail‑Text selbst arbeite ich mit einem sehr knappen Lead (1–2 Sätze), gefolgt von den wichtigsten Facts, und schließe mit einem klaren Call‑to‑Action (Termin bestätigen, Presseeinladung annehmen, Bildmaterial herunterladen):

  • Lead: „Liebe/r [Name], am kommenden Samstag eröffnet bei uns die Ausstellung [Titel] von [Künstler:in].“
  • 1–2 Sätze zum Konzept.
  • Wichtigste Fakten (Ort, Datum, Öffnungszeiten).
  • Link zum Pressekit / ZIP / Cloud.
  • Angebot eines O‑Ton/Interviewtermins oder einer Führung.
  • Kontaktinformationen und Signatur.

Personalisierung statt Massenmail

Auch bei wenig Zeit lohnt sich eine kurze Personalisierung. Ich zähle maximal 90 Sekunden pro Mail: Vorname der Redakteur:in, kurze Notiz, warum die Ausstellung für ihr Format relevant ist (z. B. regionaler Bezug, Thema Nachhaltigkeit, besondere Vermittlungsformate). Diese Zeile erhöht die Öffnungsrate deutlich.

Verteilen: Wann und an wen?

Timing ist wichtig:

  • Versand 48 Stunden vor gewünschtem Berichterstattungstermin für kurzfristige Hinweise.
  • Für größere Besprechungen mindestens 7–10 Tage vorher.
  • Wochentage: Dienstag–Donnerstag sind optimal, morgens 9–10 Uhr.

Meine Verteilerliste enthält:

  • Lokale Tageszeitungen (Kulturredaktionen)
  • Lokale Kulturblogs und Online‑Magazine
  • Regionale Eventkalender
  • Influencer:innen und Kulturvermittler:innen mit lokalem Fokus
  • Newsletter‑Redaktionen

Follow‑up: Höflich, kurz, zweckmäßig

Wenn ich nach 24 Stunden nichts höre, sende ich ein kurzes Follow‑up: ein einziger Satz plus nochmal der Link zum Kit. Beispiel: „Kurze Erinnerung: Hier ist das Pressekit zur Ausstellung [Titel]. Ich freue mich, falls Sie etwas davon verwenden möchten.“ Wenn Interesse besteht, biete ich sofort Bilddateien in höherer Auflösung oder ein Telefoninterview an.

Pressevorschau & Exklusivangebote

Manchmal lohnt sich, einer wichtigen Redaktion eine Kurz‑Exklusivvorschau zu geben — z. B. ein kurzes Interview oder einen exklusiven Aufhänger. Das kann die Berichterstattung sichern. Ich vermerke dann ein kurzes „Exklusiv bis [Datum]“ im Anschreiben.

Praktische Vorlagen

Hier eine minimalistische E‑Mail‑Vorlage, die ich oft benutze:

  • Betreff: „Ausstellungseröffnung: [Titel] — Pressemappe“
  • Text: „Liebe/r [Name], am [Datum] eröffnet bei uns [Titel] von [Künstler:in]. Kurz: [1–2 Sätze Konzept]. Facts: [Ort, Datum, Uhrzeit]. Pressekit: [Link/Anhang]. Für Rückfragen/Interviews/Termine: [Telefon/E‑Mail]. Herzlich, Léa Martin, Kunstverein Bad Vilbel.“

Beispielhafte Dateitabelle

Dateiname Inhalt Format
KVBV_2026_PressRelease_SHORT.pdf Kurzfassung der PM (300 Wörter) PDF
KVBV_2026_Factsheet.pdf Alle Fakten auf einen Blick PDF
KVBV_2026_Bild_Werk1.jpg Werkdetail, hochauflösend JPG 300 dpi
KVBV_Logo.png Logo transparent PNG / SVG

Letzte Tipps aus der Praxis

Bewahre stets eine aktuelle Verteilerliste mit Ansprechpartner:innen und ihren Präferenzen (Print/Web/Instagram) auf. Nutze Tools wie Trello oder ein einfaches Google‑Sheet, um Versandstatus und Rückmeldungen zu tracken. Für Cloud‑Links bevorzuge ich WeTransfer oder Dropbox mit Ablaufdatum; sie sind unkompliziert und werden selten blockiert.

Wenn du willst, sende ich dir gern meine Checkliste als editierbares Google‑Doc oder eine vorbereitete ZIP‑Struktur zum Herunterladen — schreibe mir kurz, für welche Ausstellung du das Kit brauchst, dann passe ich die Vorlage an.