Kuratorenblick: fehler, die ich bei ersten ausstellungsprojekten gemacht habe und wie du sie vermeidest

Als ich meine ersten Ausstellungsprojekte realisiert habe, fühlte sich alles gleichzeitig aufregend und überwältigend an. Rückblickend sehe ich Fehler, die fast unvermeidlich sind, wenn man zum ersten Mal kuratiert — aber sie sind lehrreich. In diesem Text teile ich die Irrtümer, die ich gemacht habe, und konkrete Strategien, wie du sie vermeiden kannst. Ich schreibe offen, persönlich und praxisorientiert, damit du direkt profitieren kannst.

Unrealistische Zeitplanung

Mein erster Fehler war, die Zeit zu unterschätzen. Ich dachte, drei Wochen vor Eröffnung reichen für Aufbau, Hängung und Hängungskorrekturen — falsch. Vor allem bei Arbeiten, die speziell angefertigt oder aus anderen Städten kommen, brauchen Transport, Zollpapiere, Restaurationschecks und Installationsproben deutlich mehr Puffer.

• Planen mit Rückpuffern: Setze Deadlines 20–30 % früher als nötig. Vereinbare Zwischenziele (Materiallieferung, Probefahrten, Beleuchtungstest).
• Transportfenster einplanen: Berücksichtige Verzögerungen bei Speditionen, Lieferdiensten und bei internationalen Leihgaben.
• Realtime-Tools nutzen: Verwende Projektmanagement-Tools wie Trello oder Asana, um Aufgaben sichtbar zu machen und Verantwortlichkeiten festzulegen.

Budgetfehler: was wirklich Geld kostet

Beim Budget hatte ich zu wenig Reserven. Nachträgliche Änderungen, Transportkosten, Versicherung oder unerwartete Materialpreise schlugen schnell zu Buche.

• Puffer einbauen: Plane mindestens 10–15 % des Gesamtbudgets als Notfallposten.
• Transparente Kostentabellen: Ich arbeite seitdem mit einer einfachen Tabelle, die alle Posten aufführt: Künstlerhonorare, Material, Hängung, Transport, Versicherung, PR, Catering für Eröffnung. So fällt nichts durchs Raster.
• Förderanträge und Sponsoring: Frühzeitig prüfen: lokale Kulturförderungen, Stiftungen oder Kooperationen mit Firmen (z. B. Transport von DHL/DPD, Beleuchtungssponsoring durch Osram oder Philips).

Kommunikation mit Künstler*innen

Ich glaube an kollaborative Prozesse, aber anfangs war meine Kommunikation zu vage. Erwartungshaltungen klafften auseinander — Verantwortlichkeiten, Deadlines und Hängungsvorstellungen waren nicht klar definiert.

• Briefings schreiben: Erstelle ein kurzes, schriftliches Briefing mit Zeitplan, technischen Vorgaben, Hängemaßen und Ansprechpartnern.
• Regelmäßige Check-ins: Wöchentliche kurze Updates verhindern Überraschungen. Ein Telefonat oder Zoom-Meeting spart oft mehrere lange E-Mails.
• Verträge: Auch bei kleinen Projekten: schriftliche Leihverträge und Honorarnoten. Das schützt beide Seiten — ich nutze einfache Musterverträge, die Leihdauer, Versicherungssumme und Zustandsberichte regeln.

Technische Details und Installation

Ich habe unterschätzt, wie viel Planung die physische Hängung braucht: Bodenunebenheiten, Lichtwinkel, Stromversorgung für Videoinstallationen, und Traglast von Wänden.

• Technische Liste: Erstelle eine Checkliste für Raummaße, Wandtypen, Deckenhöhe, Steckdosen und Lichtquellen.
• Lichtproben: Plane Testtage mit der finalen Beleuchtung. LED- statt Halogenlampen können Farbtemperatur verändern — bringe gegebenenfalls Farbreferenzbilder mit.
• Hängung probeweise: Bei komplexen Installationen lohnt sich eine "Trockenhängung" oder Mock-up, bevor alles endgültig befestigt wird.

Dokumentation und Pressearbeit

Am Anfang habe ich die Dokumentation bis zur Eröffnung verschoben. Folge: keine hochwertigen Fotografien für die Pressemappe, späte Social-Media-Posts und weniger Reichweite.

• Presskit vorbereiten: Ein PDF mit Künstlerbiografien, Werkabbildungen (hochauflösend), Ausstellungsbeschreibung und Kontaktinfos sollte spätestens zwei Wochen vor Eröffnung fertig sein.
• Fotograf einplanen: Buche frühzeitig einen Fotografen für Aufnahmen während des Aufbaus und der Eröffnung (z. B. lokale Fotografinnen oder Plattformen wie Fiverr/Upwork, wenn das Budget knapp ist).
• Social-Media-Plan: Erstelle einen einfachen Posting-Plan (Instagram, Facebook, ggf. LinkedIn) mit Teasern, Künstlerstatements und Öffnungszeiten.

Besucherführung und Vermittlung

Ich dachte, "Kunst spricht für sich" — aber ohne klare Besucherführung bleiben viele Chancen ungenutzt. Labels waren zu klein, Texte zu wissenschaftlich oder überhaupt nicht vorhanden.

• Klare Labels: Kurze Titel-Infos (Werk, Jahr, Material, Maße) plus ein leicht lesbarer Einleitungstext zur Ausstellungsthematik.
• Barrierefreiheit: Achte auf kontrastreiche Beschilderung, größere Schriftgrößen und bei Bedarf Audio- oder taktile Angebote.
• Vermittlungsprogramm: Plane Künstlergespräche, Führungen oder Workshops — das erhöht die Sichtbarkeit und schafft Austausch.

Rechtliches und Versicherungen

Ein für mich teurer Fehler war das Unterschätzen von Versicherung und rechtlichen Pflichten. Ein beschädigtes Werk hat mich fast bankrott gemacht — zum Glück nur fast.

• Versicherung prüfen: Kläre, ob deine Institution oder dein Veranstaltungsort eine Ausstellungspolice hat. Falls nicht: temporäre Versicherung abschließen (Kunstversicherer oder spezialisierte Anbieter).
• Zustandsprotokolle: Führe bei Leihgaben detaillierte Zustandsberichte mit Fotos — sowohl beim Eintreffen als auch beim Rücktransport.
• Urheberrecht: Achte bei Publikationen und Social Media auf Bildrechte; hole schriftliche Einwilligungen ein.

Publikumserwartung vs. künstlerische Intention

Ich habe gelernt, den Dialog zwischen Publikum und Künstler*innen bewusst zu moderieren. Ein Werk, das in einem Katalog großartig wirkt, kann vor Ort ganz anders wahrgenommen werden.

• Kontext anbieten: Kurze Texte, Video-Interviews oder QR-Codes zu Künstlerstatements helfen, die Intention verständlich zu machen.
• Feedbackraum: Stelle ein Besucherbuch oder eine digitale Feedbackmöglichkeit bereit — das liefert wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Projekte.

Pragmatische Hilfsmittel, die mir geholfen haben

Diese Fehler haben mich gelehrt, pragmatisch zu planen, klar zu kommunizieren und die Bedürfnisse von Künstler*innen und Publikum gleichermaßen ernst zu nehmen. Wenn du dich beim ersten oder zweiten Ausstellungsprojekt befindest: sei großzügig mit Zeit und Puffer, formuliere klare Vereinbarungen und dokumentiere jeden Schritt. So vermeidest du die typischen Fallen — und kannst dich auf das Wesentliche konzentrieren: die Kunst.